10 consejos para tener conferencias virtuales eficientes

En la actualidad, las conferencias y videollamadas virtuales son una herramienta esencial para los usuarios, ya que permiten conectar a varias personas en un mismo espacio para hablar sobre un tema específico. 

Queda en evidencia que muchas empresas, instituciones y universidades están tomando esta modalidad para llevar a cabo conferencias y reuniones, tanto laborales como educativas. Este tipo de acciones ya forman parte del día a día de los individuos y de su cultura.

Ahora resulta más sencillo la reunión entre personas a través de medios online. Muchas plataformas y aplicaciones se dedican a ofrecer este servicio de videoconferencias, muy necesario en la actualidad. 

Vemos con relevancia que este tipo de herramientas es utilizada por las empresas y también por las instituciones educativas, ya que permite un encuentro online con los participantes. En este tipo de conferencias se discuten temas específicos y es una manera de conectarse y dialogar, sin necesidad de salir de casa. 

Sin embargo, para poder participar en una conferencia virtual y sacarle el mejor provecho, es necesario acudir a ciertas recomendaciones y consejos para aplicarlos durante la videoconferencia. 

El presente artículo está orientado precisamente a ello; definir 10 consejos esenciales que te ayudarán a tener conferencias virtuales eficientes. Este tipo de consejos te ayudarán a ser más atento en tu participación y disfrutar al máximo de cada intervención. 

Reuniones y conferencias virtuales 

Es evidente cómo cada vez más estamos inmersos en la virtualidad y recurrimos a las herramientas digitales para llevar a cabo nuestras tareas y actividades diarias. Es común que del trabajo te citen para una reunión online o también puedes tener una clase a través de una videollamada. Esta modalidad se vuelve notoria y necesaria con el paso del tiempo. 

Vemos que diariamente los profesionales utilizan este medio para comunicarse con sus compañeros de trabajo y así, poder solucionar problemas internos de la empresa o en su defecto, ejecutar un proyecto en conjunto. 

También se ha evidenciado la eficacia de las clases en línea por medio de videoconferencias en la que los estudiantes participan. También se han desempeñado cursos y talleres vía online a través de Skype y zoom. Es una realidad que se ha puesto en práctica en los últimos años. 

En ese sentido, es necesario saber cómo participar en una conferencia virtual y cómo debe ser tu comportamiento para lograr que la reunión virtual sea todo un éxito y deje algo bueno en ti. Veamos los 10 consejos que aquí se describen para tener conferencias virtuales eficientes. 

Estos son los 10 consejos para tener conferencias virtuales eficientes 

Seguir estas recomendaciones te permitirá tener una conferencia más amena y eficiente, quédate atento a las recomendaciones que aquí se describen: 

Ordena tu espacio personal 

Aunque parezca un aspecto básico, es uno de los más importantes. Recuerda ordenar tu espacio personal para que no te distraigas con los elementos que están en la sala. Además, tener el espacio limpio y ordenado hará que las ideas fluyan, de modo que puedes aportar más interacciones durante la conferencia. 

Por otro lado, recuerda que estarás compartiendo pantalla con otros participantes, que pueden ser tus compañeros, tu jefe o incluso algún profesor, así que, es necesario que se pueda crear un ambiente ameno para que ellos puedan centrarse en lo que tienes para decir. El espacio dice mucho de ti y de cómo desempeñar el trabajo. 

Haz una prueba antes de comenzar 

Si eres quien lidera la conferencia virtual, es necesario hacer pruebas antes de comenzar la videoconferencia. Asegúrate que se escucha bien el audio, que el vídeo se vea perfecto y sin ninguna distorsión. 

Evita instalar tu equipo en un lugar ruidoso

Escoge un lugar tranquilo dentro de tu hogar, que no esté ligado al exterior, por ejemplo, ya que se pueden producir ruidos de afuera y proyectarse en la conferencia virtual. El ruido puede causar distracción y también evitar que otros escuchen a una persona que esté hablando. 

Trata de estar en un lugar tranquilo, evitando el ruido externo o de cualquier aparato electrodoméstico. Recuerda hacer pequeñas pruebas para corroborar que el espacio sea el adecuado. 

Lleva una minuta en tu agenda 

Una conferencia virtual efectiva también es posible si se lleva una minuta en la agenda. Esta herramienta permite llevar el tiempo para cada participación y evitar que se excedan en los puntos. Además de aportar organización, puesto que en ella se podrá anotar todos los puntos que se discutan en dicha reunión para el final, tener un resumen de la conferencia. 

Haz una explicación introductoria de cómo se llevará a cabo la reunión

Es importante dar la bienvenida a los participantes y explicar cómo se llevará a cabo la reunión, qué tiempos se van a establecer para cada participación, la metodología de participación y así sucesivamente. Si eres quien organiza la conferencia, puedes anotar previamente en tu agenda las instrucciones para los participantes y luego mencionarlas en dicha conferencia. 

Mantén el tono de voz adecuado y sé asertivo 

Mantener un tono de voz adecuado, también generará confianza en los participantes y se sentirán cómodos para emitir su opinión. Mostrar una actitud simpática y auténtica son características clave para que los demás se sientan a gusto y estén animados para la conversación. 

Un tono de voz optimista y alegre, hará que los demás se contagien de la misma energía y puedan aportar soluciones y criterios de la mejor manera. 

Comienza a la hora establecida 

La puntualidad es primordial al momento de hacer una conferencia virtual. Llegar a tiempo es dar el ejemplo, principalmente. Si la reunión comienza a la hora pautada, los participantes podrán organizar su día para otras actividades. La puntualidad es un hábito que día a día se debe cultivar.

Escucha con atención las opiniones de los participantes 

Es una conferencia en la que todos deben participar aportando ideas y sugerencias para un fin determinado. Escucha atentamente todas las opiniones para que juntos puedan llegar a acuerdos favorables que beneficien el fin común. 

La idea principal es que todos se sientan cómodos y libres de participar, crear y diseñar planes en conjunto para el beneficio de una empresa o para adquirir nuevos conocimientos. 

Evita las distracciones con el móvil 

El móvil puede ser una desventaja para casos de conferencias virtuales. Aunque es una herramienta bastante útil, suele ser invasiva ya que día a día se usa para solventar necesidades de comunicación y de información. 

El móvil puede ser motivo de distracción en la conferencia. Es por ello que te recomendamos mantenerlo a una distancia prudente y activar el modo silencioso mientras estés participando en la conferencia. Es momento de dejar el móvil y escuchar atentamente a quienes participan por medio de la videollamada. 

Haz tiempo para que se generen preguntas 

Si se trata de una reunión laboral o de una clase online, es necesario hacer tiempo para que los participantes generen sus inquietudes y preguntas, de modo que puedan ser respondidas y aclaradas de inmediato. 

Para ello, es importante que realices previamente una planificación de los tiempos y describir, por ejemplo, que de tal hora a tal hora, se llevará a cabo la lluvia de preguntas. También debes definir el tiempo para responder cada una de las preguntas mencionadas por los participantes.

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